Laporan Rugi Laba

laporan laba rugi entitas rumah sakit dapat disajikan secara berjenjang (multiple step) atau single step. Setiap metode tersebut mempunyai manfaat yang berbeda bagi setia entitas rumah sakit. Pedoman ini memberikan kebebasan kepada entitas rumah sakit untuk memilih salah satu dari dua metode tersebut atas dasar pertimbangan kemampuannya dalam menyajikan elemen-elemen laporan laba rugi secara wajar.

Laporan laba rugi yang disajikan secara berjenjang menyajikan beban berdasarkan fungsinya sebagai bagian dari harga pokok, kegiatan distribusi atau administrasi. Penyajian dengan metode ini memberikan informasi yang lebih relevan kepada pengguna laporan keuangan. Namun demikian, di sisi lain alokasi biaya ke masing-masing fungsi merupakan proses arbitrase dan membutuhkan banyak pertimbangan. 

Laporan laba rugi yang disajikan secara single step menyajikan beban berdasarkan sifatnya (contoh: gaji, upah, pembelian bahan baku, dan transportasi) dan tidak dialokasikan menurut berbagai fungsi dalam entitas tersebut serta lebih memiliki kemampuan untuk memprediksi arus kas masa depan.

Dalam bagian ini, sistematika pembahasan akan menggunakan laporan laba rugi dengan metode fungsional (multiple step). Sedangkan laporan laba rugi dengan metode pengklasifikasian beban berdasarkan sifatnya (single step) hanya akan ditampilkan dalam ilustrasi pada bagian ini.

·      Definisi

1)   Penghasilan (income) adalah kenaikan manfaat ekonomi selama suatu periode akuntansi dalam bentuk arus masuk?penambahan aktiva atau penurunan kewajiban yang mengakibatkan kenaikan aktiva bersih yang tidak berasal dari kontribusi penanam modal.

2)   Pendapatan (revenues) adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal entitas rumah sakit perjan selama suatu periode, bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan aktiva bersih yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal.

3)   Pendapatan operasional pelayanan pasien adalah pendapatan yang diperoleh dari kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan yang diberikan kepada pasien.

4)   Pendapatan operasional pelayanan pasien bersih adalah pendapatan operasional pelayanan pasien kotor setelah dikurangi dengan pengurang pendapatan operasional pelayanan pasien.

5)   Aktiva kontinjensi adalah aktiva potensi yang timbul dari peristiwa masa lalu dan keberadaannya menjadi pasti dengan terjadi atau tidak terjadinya satu peristiwa atau lebih pada masa datang yang tidak sepenuhnya berada dalam kendali perusahaan.

·      Dasar Pengaturan

1)   Perusahaan harus menyusun laporan keuangan atas dasar akrual, kecuali laporan arus kas. (PSAK ! paragraf 19)

2)   Penghasilan diakui dalam laporan laba rugi kalau kenaikan manfaat ekonomi di masa depan yang berkaitan dengan peningkatan aktiva atau penurunan kewajiban telah terjadi dan dapat diukur dengan andal. Ini berarti pengakuan penghasilan terjadi bersamaan dengan pengakuan kenaikan aktiva atau penurunan kewajiban. (KDPPLK paragraf 92)

3)   Pendapatan harus di ukur dengan nilai wajar imbalan yang diterima atau yang dapat diterima. (PSAK 23 paragraf 37)

4)   Pendapatan dari penjualan barang harus diakui bila seluruh kondisi berikut dipenuhi: (1) Perusahaan telah memindahkan risiko secara signifikan dan telah memindahkan manfaat kepemilikan barang kepada pembeli: (2) perusahaan tidak lagi mengelola atau melakukan pengendalian efektif atas barang yang dijual: (3) jumlah pendapatan tersebut dapat diukur dengan andal: (4) besar kemungkinan manfaat ekonomi yang dihubungkan dengan transaksi akan mengalir kepada perusahaan tersebut: dan (5) biaya yang terjadi atau yang akan terjadi sehubungan dengan transaksi penjualan dapat diukur dengan andal. (PSAK 23 paragraf 38)

5)   Bila hasil suatu transaksi yang meliputi penjualan jasa dapat diestimasi dengan andal, pendapatan sehubungan dengan transaksi tersebut harus diakui dengan acuan pada tingkat penyelesaian dari transaksi pada tanggal neraca. Hasil suatu transaksi dapat diestimasi dengan andal bila seluruh kondisi berikut dipenuhi: (1) jumlah pendapatan tersebut dapat diukur dengan andal: (2) besar kemungkinan manfaat ekonomi sehubungan dengan transaksi tersebut akan mengalir kepada perusahaan: (3) tingkat penyelesaian dari suatu transaksi tersebut pada tanggal neraca dapat diukur dengan andal: dan (4) Biaya yang terjadi untuk transaksi tersebut dan biaya untuk menyelesaikan transaksi tersebut dapat diukur dengan andal. (PSAK 23 paragraf 39)

6)   Bila hasil transaksi yang meliputi penjualan jasa tidak dapat diestimasi dengan andal, pendapatan yang diakui hanya yang berkaitan dengan beban yang telah diakui yang dapat diperoleh kembali. (PSAK 23 paragraf 40)

7)   Perusahaan tidak diperkenankan mengakui adanya aktiva kontinjensi (PSAK 57 paragraf 32)

Sumber  : Buku Pedoman Akuntansi Rumah Sakit Non-Pemerintah

Perawat di Rumah Sakit

Profesi keperawatan merupakan salah satu profesi luhur bidang kesehatan. Pengertian pelayanan keperawatan sesuai WHO Expert Committee on Nursing (1982) adalah gabungan dari ilmu kesehatan dan seni melayani/merawat (care). Suatu gabungan humanistik dari ilmu pengetahuan, filosofi keperawatan, kegiatan klinik, komunikasi dan ilmu sosial. Hal ini dipertegas lagi dalam WHO Expert Committe on Nursing Practice (1996) yang menyatakan bahwa keperawatan adalah ilmu dan seni sekaligus. Di sebutkan bahwa pelayanan keperawatan bertugas membantu individu, keluarga dan kelompok untuk mencapai potensi optimalnya di bidang fisik, mental dan sosial, dalam ruang lingkup kehidupan dan pekerjaannya. Perawat harus mampu untuk melakukan upaya promosi dan pemeliharaan kesehatan serta mencegah terjadinya penyakit. Keperawatan juga meliputi kegiatan perencanaan dan pemberian perawatan pada saat sakit, masa rehabilitasi dan menjaga tingkat kesehatan fisik, mental, dan sosial yang seluruhnya akan mempengaruhi status kesehatan, terjadinya penyakit, kecacatan dan kematian.

Sementara itu, Gillies dalam buku Nursing Management, a System Approach (1989) menyatakan bahwa manajemen keperawatan adalah proses pelaksanaan pelayanan keperawatan, melalui upaya staf keperawatan, untuk memberikan asuhan keperawatan, pengobatan dan rasa aman bagi pasien, keluarga dan masyarakat. Griffith dalam buku The Well Managed Community Hospital (1987) menyatakan bahwa pelayanan keperawatan mempunyai 5 tugas, yaitu:

• Melakukan kegiatan promosi kesehatan, termasuk untuk kesehatan emosional dan sosial
• Melakukan upaya pencegahan penyakit dan kecacatan.
• Menciptakan keadaan lingkungan, fisik, kognitif, dan emosional sedemikian rupa yang dapat membantu penyembuhan penyakit.
• Berupaya meminimalisasi akibat buruk dari penyakit.
• Mengupayakan kegiatan rehabilitasi.

Untuk Indonesia, Lokakarya Nasional 1983 Kelompok Kerja Keperawatan Konsorsium Ilmu Kesehatan (1983) merumuskan bahwa keperawatan adalah suatu bentuk pelayanan profesional yang merupakan bagian integral dan pelayanan kesehatan, didasarkan pada ilmu dan kiat keperawatan, berbentuk pelayanan bio psiko-sosio-spiritual yang komprehensif, ditujukan kepada individu keluarga dan masyarakat, baik yang sakit maupun sehat yang mencakup seluruh proses kehidupan manusia. Pelayanan keperawatan berupa bantuan diberikan karena adanya kelemahan fisik dan mental, keterbatasan pengetahuan serta kurangnya kemauan menuju kepada kemampuan melaksanakan kegiatan hidup sehari-hari secara mandiri. 

Pengertian tentang ilmu keperawatan menurut Konsorsium Ilmu Kesehatan (1991) adalah mencakup ilmu-ilmu dasar (ilmu alam, ilmu sosial dan ilmu perilaku), ilmu biomedik, ilmu kesehatan masyarakat, ilmu dasar keperawatan, ilmu keperawatan komunitas, dan ilmu keperawatan klinik yang pada aplikasinya menggunakan pendekatan dan metode menyelesaikan masalah secara ilmiah, ditunjukan untuk mempertahankan, menopang, memelihara dan meningkatkan integritas seluruh kebutuhan dasar manusia. Wawasan ilmu keperawatan mencakup ilmu-ilmu yang bentuk dan sebab tidak terpenuhinya kebutuhan dasar manusia, melalui pengkajian mendasar tentang hal-hal yang mendasar, serta berbagai bentuk upaya untuk mencapai kebutuhan dasar tersebut melalui pemanfaatan semua sumber yang ada dan potensial. Bidang garapan utama dan fenomena yang menjadi objek studi keperawatan adalah penyimpanan dan tidak terpenuhi kebutuhan dasar manusia (bio-psiko-sosial-spiritual), mulai dari tingkat individu utuh, mencakup seluruh siklus kehidupan, sampai pada tingkat masyarakat, yang juga tercerminkan pada tidak terpenuhinya kebutuhan dasar pada tingkat sistem organ fungsional molekuler/subseluler. Paradigma keperawatan yang merupakan keyakinan atau pandangan filosofis keperawatan mencakup konsep-konsep tentang manusia, sehat-sakit, masyarakat dan lingkungan serta konsep tentang keperawatan.

Pelayanan Keperawatan di Rumah Sakit

Keperawatan adalah salah satu profesi profesi di rumah sakit yang berperan penting dalam penyelenggaraan upaya menjaga mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Pada standar tentang evaluasi dan pengendalian mutu dijelaskan bahwa pelayanan keperawatan menjamin adanya asuhan keperawatan yang bermutu tinggi dengan terus-menurus melibatkan diri dalam program pengendalian mutu di rumah sakit. Dalam hal ini dapat ditambahkan bahwa sejak lebih dari 100 tahun yang lalu, perawat legendaris Florence Nightingale telah menyatakan bahwa hospital should not harm the patients dan di tahun 1859 ia menyatakan bahwa pelayanan keperawatan bertujuan untuk put patient in the best condition for nature to act upon him. Hal ini menunjukan kepedulian yang mendalam dari seorang perawat terhadap pasien yang ditanganinya di rumah sakit.

James Willan dalam buku Hospital Management (1990) menyebutkan bahwa Nursing Departement di rumah sajit mempunyai beberapa tugas, seperti: (1) memberikan pelayanan keperawatan pada pasien, baik untuk kesembuhan ataupun pemulihan status fisik dan mentalnya: (2) memberikan pelayanan lain bagi kenyamanan dan keamanan pasien, seperti penataan tempat tidur dan lain-lain: (3) melakukan tugas-tugas administratif: (4) menyelenggarakan pendidikan keperawatan berkelanjutan: (5) melakukan berbagai penelitian/riset untuk senantiasa meningkatkan mutu pelayanan keperawatan: dan (6) berpartisipasi aktif dalam program pendidikan bagi para calon perawat.

Untuk dapat melakukan tugas-tugas di atas, maka Nursing Department di rumah sakit memperhatikan beberapa hal seperti:

• Mengupayakan semaksimal mungkin kesembuhan seorang pasien sehingga pasien tersebut mendapat derajat kesehatan yang sebaik-baiknya.
• Sepanjang keadaan memungkinkan, mengikutsertakan keluarga pasien dalam proses perawatan, misalnya memberi makan atau mengganti baju.
• Mengelompokan pasien berdasar berat ringannya penyakit, sehingga kelompok pasien yang relatif lebih berat dapat di tempatkan tidak jauh dari nurse station dan relatif mendapat perhatian yang lebih besar.

John Griffith (1987) menyatakan bahwa kegiatan keperawatan di rumah sakit dapat dibagi menjadi keperawatan klinik dan manajemen keperawatan. Kegiatan keperawatan klinik antara lain terdidi dari:

• Pelayanan keperawatan personal (personal nursing care), yang antara lain berupa pelayanan keperawatan umum dan atau spesifik untuk sistem tubuh tertentu, pemberian motivasi dan dukungan emosi pada pasien, pemberian obat, dan lain-lain.
• Berkomunikasi dengan dokter dan petugas penunjang medik, mengingat perawat selalu berkomunikasi dengan pasien setiap waktu sehingga merupakan petugas yang seyogianya paling tahu tentang pasien. Berbagai hal tentang keadaan pasien ini perlu dikomunikasikan dengan dokter atau petugas lain.
• Menjalin hubungan dengan keluarga pasien. Komunikasi yang baik dengan keluarga/kerabat pasien akan membantu proses penyembuhan pasien itu sendiri. Keluarga perlu mendapat kejelasan sampai batas tertentu tentang keadaan si pasien, dan berpartisipasi aktif dalam proses penyembuhannya.
• Menjaga lingkungan bangsal tempat perawatan. Dalam hal ini perlu diingatkan bahwa dulu Florence Nightingale dan teman-temannya secara langsung mengepel dan menyikat lantai bangsal perawatan tempat mereka bekerja. Kini situasinya mungkin telah berubah, tetapi perawat tetap bertanggung jawab terhadap lingkungan perawatan pasien, baik lingkungan fisik, mikrobiologik, keamanan, dan lain-lain.
• Melakukan penyuluhan kesehatan dan upaya pencegahan penyakit. Program ini dapat dilakukan pada pasien dengan materi spesifik sesuai penyakit yang dideritanya. Tetapi, dapat juga diberikan pada pengunjung rumah sakit secara umumnya, bahkan masyarakat di luar dinding rumah sakit sekalipun.

Dalam hal manajemen keperawatan di rumah sakit, tugas yang harus dilakukan adalah:

• Penanganan administratif, antara lain dapat berupa pengurusan masuknya pasien ke rumah sakit (patient admission), pengawasan pengisian dokumen catatan medik dengan baik, membuat penjadwalan proses pemeriksaan/pengobatan pasien dan lain-lain.
• Membuat penggolongan pasien sesuai berat ringannya penyakit, dan kemudian mengatur kerja perawatan secara optimal pada setiap pasien sesuai kebutuhannya masing-masing.
• Memonitor mutu pelayanan pada pasien, baik pelayanan ke perawatan secara khusus maupun pelayanan lain secara umum.
• Manajemen ketenagaan dan logistik keperawatan, kegiatan ini meliputi staffing, schedulling, assigment, dan budgeting.

Sementara di Indonesia, untuk dapat melaksanakan tugas nya sesuai SK Menteri Kesehatan RI No. 983/Menkes/SK/XI/1992 tentang Pedoman Organisasi Rumah Sakit Umum, maka rumah sakit umum harus menjalankan beberapa fungsi, satu di antaranya adalah fungsi pelayanan keperawatan. Untuk rumah sakit umum kelas B pendidikan di Indonesia seperti RSUP Persahabatan ditetapkan adanya seorang wakil direktur pelayanan medis dan keperawatan yang dibantu oleh kepala bidang keperawatan.

Sebagai ilustrasi, sesuai SK Menteri Kesehatan RI No. 552/Menkes/SK/VI/1994, Bidang Keperawatan RSUP Persahabatan mempunyai tugas melakukan bimbingan pelaksanaan asuhan dan pelayanan keperawatan, logistik keperawatan serta etika dan mutu keperawatan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, bidang keperawatan mempunyai fungsi.

1. Melakukan bimbingan pelaksanaan kegiatan penyusunan program asuhan dan pelayanan keperawatan, logistik keperawatan, peningkatan pelaksanaan etika profesi keperawatan, dan peningkatan mutu keperawatan;
2. Melakukan penyusunan standar asuhan dan pelayanan keperawatan, logistik keperawatan, membina pelaksanaan peningkatan etika profesi keperawatan, dan peningkatan mutu keperawatan:
3. Melakukan bimbingan pelaksanaan pemantauan, pengawasan dan penilaian pelaksanaan kegiatan asuhan dan pelayanan keperawatan, logistik keperawatan, pelaksanaan etika profesi keperawatan, dan peningkatanmutu keperawatan;
4. Melakukan pengusulan penempatan tenaga keperawatan atas usulan kepala bidang terkait:
5. Melakukan urusan ketatausahaan dan kerumahtanggaannya.

Bidang keperawatan membawahi seksi asuhan keperawatan, seksi profesi keperawatan, dan seksi logistik keperawatan. Seksi asuhan keperawatan mempunyai tugas melakukan penyiapan bimbingan pelaksanaan asuhan dan pelayanan keperawatan serta peningkatan mutu asuhan dan pelayanan keperawatan. Seksi profesi keperawatan mempunyai tugas melakukan penyiapan bimbingan pelaksanaan penyusunan kebutuhan tenaga keperawatan dan peningkatan mutu tenaga keperawatan serta pelaksanaan etika profesi keperawatan. Seksi logistik keperawatan mempunyai tugas melakukan penyiapan bimbingan pelaksanaan logistik kebutuhan asuhan dan pelayanan keperawatan serta pemantauan, pengawasan dan penilaian kegiatan asuhan serta pelayanan keperawatan.

Pelayanan keperawatan di rumah sakit ternyata tidak dibatasi oleh pagar rumah sakit tersebut. Kemudian disiplin ilmu keperawatan yang memandang sistem customer tidak hanya sebagai individu tetapi juga merupakan bagian dari keluarga dan masyarakatnya. Kecenderungan untuk memindahkan tatanan pelayanan yang terstrujtur di institusi akan mulai beralih dalam konteks keluarga, sehingga kebutuhan akan "Praktek Keperawatan Keluarga" perlu disiapkan. Australia banyak mengembangkan konsep keperawatan di rumah sehingga pasien tidak usah terlalu lama dirawat inap di rumah sakit. Program itu antara lain adalah Hospital in the Home Programme di Melbourne atau Hospital Community Cooperationdi Brisbane. Di rumah sakit program ini dirancang oleh seorang clinical nurse consultant bersama seorang dokter dan petugas terkait lainnya. Kemudian, di masyarakat sendiri program ini di jalankan oleh community nurse dan dokter setempat. Penelitian di Brisbane sebagaimana dipublikasikan di majalah Hospital Management 1996 menunjukan bahwa program ini ternyata sangat cost effective, dan sekitar 76% responden menyatakan bahwa program ini amat menguntungkan pasien. Mereka di rumah ternyata pulih lebih cepat serta tampak lebih riang dalam lingkungan rumahnya sendiri daripada dirawat di rumah sakit.

Sumber  : Buku Manajemen Administrasi Rumah Sakit

Manajemen Logistik

Pada dasarnya, kegiatan logistik sama tuanya dengan peradaban umat manusia, tetapi istilahnya itu sendiri relatif baru. Secara sadar atau tidak tiap manusia, rumah tangga, kantor, perkumpulan atau organisasi-organisasi lain memiliki unsur dan atau logistik, meskipun kenyataannya tidak selalu mempergunakan istilahnya. Istilah logistik sudah banyak dikenal di dalam masyarakat, terutama melalui lembaga atau intansi yang mempunyai urusan tersebut. Kalangan masyarakat tertentu mengenal betul adanya Badan Urusan Logistik misalnya, dan dalam kegiatan organisasi sehari-hari hampir selalu ada seksi atau kegiatan logistik. Semua ini menunjukan, bahwa istilah logistik sudah cukup populer di kalangan masyarakat kita.

Karena logistik mencakup aspek dan kegiatan yang sangat luas, pengertian dan definisi dapat diuraikan beraneka ragam. Istilah logistik paling banyak dikenal di kalangan militer. Secara historis istilah ini mulai dikenal dalam kegiatan militer dan kenyataannya paling banyak dipakai dalam literatur mengenai kemiliteran pula. Menurut literatur yang ada, yang pertama-tama menggunakan istilah ini adalah Angkatan Perang Amerika Serikat dalam perang dunia kedua. Adapun pengertian yang diberikan saat itu terbatas pada usaha atau kegiatan yang berhubungan dengan gerakan perbekalan manusia di medan pertempuran.

Dalam ilmu kemiliteran, logistik merupakan salah satu unsur yang kegiatannya tertuju pada faktor pendukung terhadap pertempuran dan peperangan. Dengan demikian, sukses tidaknya suatu pertempuran maupun peperangan ditentukan pula oleh kemampuan dalam memberikan dukungan untuk operasi militer, lebih-lebih lagi kalau operasi ini cukup besar dengan melibatkan beribu-ribu anggota pasukan yang mempergunakan peralatan besar dan persediaan makanan, bensin dan bahan bakar, mesin termasuk suku cadangnya.

Apabila diterjemahkan secara bebas, rumusan logistik dalam arti singkat merupakan salah satu kegiatan yang bersangkutan dengan segi-segi:

• Perencanaan dan pengembangan, pengadaan, penyimpanan, pemindahan, penyaluran, pemeliharaan, pengungsian dan penghapusan alat-alat perlengkapan;
• Pemindahan, pengungsian dan perawatan personel;
• Pengadaan atau pembuatan, penyelenggaraan pemeliharaan dan penghapusan fasilitas-fasilitas; dan
• Pengusahaan atau pemberian pelayanan/bantuan-bantuan.

Sumber  : Buku Manajemen Administrasi Rumah Sakit

Pengertian Dan Tujuan Audit

Dalam kamus besar Bahasa Indonesia, audit didifinisikan sebagai pemeriksaan pembukaan tentang keuangan. Webster's New Word Dictionary mendefinisikan audit sebagai pengujian dan pemeriksaan atas rekening atau laporan keuangan untuk memastikan kebenarannya.

Arti semantik ini tentu saja terlalu sempit untuk menjelaskan pengertian audit yang telah berkembang semakin meluas pada bidang-bidang lain di luar sektor keuangan.

Dalam buku laporan keuangan yang diterbitkan oleh American Accounting Association (1973), audit disebutkan sebagai proses sistematik dalam pengumpulan dan penilaian secara objektif atas bukti-bukti berkenaan dengan pernyataan tentang tindakan-tindakan dan peristiwa ekonomi untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria pengguna yang berkepentingan.

Institute of Internal Auditors (IIA) yang berkantor pusat di Orlando, Florida USA, memberikan difinisi audit internal sebagai aktivitas penilaian independen dalam suatu organisasi yang melaksanakan kegiatan bagi kepentingan organisasi tersebut. Tujuan audit internal adalah membantu para anggota organisasi agar dapat menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif. Untuk mencapai tujuan tersebut auditor menyediakan berbagai analis, penilaian, rekomendasi, advis, dan informasi sehubungan dengan aktivitas yang diaudit.

Pengertian Audit

Pengertian audit secara umum dapat disederhanakan sebagai berikut : Audit adalah kegiatan pengumpulan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian serta penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas nilai manfaat.

Sekarang ini jenis audit telah berkembang mencakup berbagai bidang atau fungsi yang ada dalam organisasi, antara lain audit manajemen, audit operasional, audit mutu, audit keuangan, audit sistem informasi, audit komunikasi, audit lingkungan, audit pemasaran dan kini diperkenalkan audit SDM. Semua audit tersebut dapat dikatagorikan sebagai audit manajemen. yang pada hakekatnya merupakan intrumen bagi top management untuk membantunya dalam pemastian pencapaian visi-misi dan tujuan organisasi secara keseluruhan.

Pengertian masing-masing jenis audit dapat dijelaskan secara ringkas sebagai berikut.

Audit manajemen adalah audit terhadap manajemen suatu organisasi secara keseluruhan untuk menilai unsur-unsur manajemen apakah telah direncanakan, dijalankan dan dikendalikan dengan prinsip-prinsip manajemen yang baik dan benarsehingga organisasi melalui fungsi-fungsinya dapat mencapai tujuan yang direncanakan yang mencakup dimensi PQCDSME - Productivity (produktivitas) - Quality (mutu) - Cost (biaya) - Delivery (waktu penyampaian) - Safety (Keselamatan) - Marale (etos kerja) - Environment (lingkungan) secara efektif dan efisien.

Audit Operasional adalah audit internal yang secara lebih khusus dan mendalam menyoroti aspek pengendalian pada kegiatan operasional dengan cara mengkaji, mengevaluasi kegiatan operasional dalam organisasi sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta kesesuaian terhadap kebijakan setiap operasi yang dilakukan.

Audit Keuangan adalah pengujian / verifikasi secara objektif atas laporan keuangan yang telah disiapkan/disusun oleh unit pengelola keuangan perusahaan untuk kurun waktu tertentu dan membandingkannya dengan azas-azas manajemen keuangan / standar akuntansi yang berlaku dan menilai kebenaran dan kewajarannya serta melaporkan hasilnya kepada pihak yang berkepentingan.

Audit Pemasaran adalah evaluasi secara sistematik dan komprehensif tentang kebijakan, tujuan dan strategi pemasaran dengan tujuan untuk melaksanakan tindakan perbaikan / mengambil keputusan.

Audit Mutu adalah penilaian secara sistematik, objektif dan independen untuk memastikan bahwa kegiatan (manajemen) mutu dirancang dan hasilnya efektif sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Audit Lingkungan adalah pemeriksaan / evaluasi secara sistematis, terdokumentasi, periodik, dan objektif terhadap pengelolaan lingkungan, perangkat pengelolaan lingkungan serta pengaturan-pengaturan pengelolaan lingkungan yang bertujuan mengendalikan dampak serta melindungi lingkungan dan memastikan semua aspek yang dijalankan memenuhi persyaratan regulasi dan kebijakan organisasi serta secara efektif mencapai tujuan yang direncanakan.

Audit Komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang bertujuan meningkatkan efetivitas organisasi. (Andre Harjana Audit Komunikasi Teori dan Praktek). Audit juga dapat dibedakan berdasarkan siapa pelakunya menjadi audit internal dan audit eksternal.

Audit Eksternal adalah audit yang dilakukan oleh auditor eksternal dari pihak eksternal atau dari institusi independen. Audit dilaksanakan berdasarkan azas-azas formal / standar kriteria tertentu yang digunakan sebagai acuan untuk menilai. Hasil penilaian dikeluarkan oleh institusi independen tersebut berdasarkan data dan informasi yang diperoleh dari proses audit. Pernyataan auditor eksternal itu adalah kesimpulan yang dijadikan dasar bagi perusahaan maupun pihak-pihak lain yang berkepentingan untuk mengambil keputusan. Contoh lembaga audit eksternal adalah akuntan publik, lembaga sertifikasi independen dsb. Auditor eksternal juga bisa dilakukan oleh seorang konsultan yang diminta oleh top management untuk melakukan audit sesuai lingkup permasalahan yang telah ditentukan.

Audit Internal adalah audit yang dilaksanakan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan perusahaan sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukannya dan dilaporkannya sebagai temuan. Karena hasil kerja auditor internal bukan untuk masyarakat umum, melainkan untuk kepentingan internal organisasi atau perusahaan sendiri. Auditor internal bisa berbentuk unit khusus yang berbentuk oleh pucuk pimpinan perusahaan secara permanen, bisa juga ditunjuk individu dengan penugasan secara khusus dan penuh untuk melaksanakan fungsi audit, bisa juga penunjukan auditor internal dalam bentuk kepanitiaan (adhoc) untuk melaksanakan audit baik secara insidental maupun secara periodis.

Dari penjelasan mengenai difinisi berbagai jenis audit tersebut di atas terdapat beberapa esensi penting yang perlu dijelaskan lebih rinci.

1. Audit adalah proses interaktif, artinya kegiatan audit dilaksanakan melalui proses komunikasi timbal balik antara auditor (orang yang memeriksa) dan auditee (pihak yang diperiksa) dalam upaya mengumpulkan data-data relevan untuk diolah menjadi informasi signifikan.
2. Audit adalah kegiatan yang dilakukan secara sistematis, artinya audit dilaksanakan secara metodologis mengikuti kaidah-kaidah manajemen yaitu direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan agar efektif dan efisien. Efektif artinya tujuannya tercapai dan efisien artinya sumberdaya yang dilibatkan sebanding dengan manfaat yang diperoleh.
3. Audit dilakukan dengan azas manfaat dan tujuan, artinya audit mengacu pada pencapaian tujuan dan mengedepankan kapastian memperoleh manfaat.
4. Audit dilakukan secara objektif/independen. Objektif artinya auditor memandang objek audit dan proses audit apa adanya, tidak ada rekayasa. Setiap temuan didukung oleh bukti-bukti nyata tanpa melibatkan unsur subjektivitasnya misalnya rasa takut, rasa tidak suka, rasa dendam, rasa setia kawan dsb. Independen artinya auditor memiliki kebebasan berpendapat sesuai prinsip-prinsip audit serta kebenaran yang diyakininya.
5. Audit berpijak pada data/fakta & kebenaran artinya auditor mengambil kesimpulan dalam proses auditnya secara objektif berdasarkan kenyataan atau fakta-fakta apa adanya yang dapat dianalisa dan dibuktikan kebenarannya.
6. Audit melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian, artinya auditor tidak secara otomatis memperoleh informasi yang siap dilaporkan sebagai temuan audit. Dalam proses audit auditor harus berupaya secara maksimal dengan berbagai pendekatan untuk mengumpulkan data dan fakta dari kejadian -kejadian yang relevan dan mengolah data-data yang telah dikumpulkan menjadi informasi dan akhirnya diolah menjadi kesimpulan auditor yang akan dituangkan dalam laporan hasil audit.
7. Audit bermuara pada pengambilan keputusan, artinya audit tidak berhenti hanya sampai pengumpulan data dan informasi serta merumuskan temuan. Tujuan akhir suatu audit adalah tidakan pengambilan keputusan / tindakan perbaikan berdasarkan informasi yang telah diolah dan dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Untuk audit internal, auditor menyampaikan rekomendasi tindak lanjut atas hasil audit di dalam laporannya. Auditor internal dapat membahas tindak lanjut hasil auditnya dengan auditee dalam bentuk konsultasi.
8. Audit dilaksanakan berdasarkan azas-azas/standar tertentu, artinya auditor melakukan penilaian dengan membandingkan antara kenyataan yang ditentukan dalam audit dengan azas-azas yang telah disepakati / berlaku sebagai acuan audit. Namun untuk audit internal, tidak selalu penilaian dilakukan dengan mengacu pada azas formal. Bisa juga penilaian atau pembandingan dilakukan berdasarkan pemikiran akal sehat semata atau hasil kajian mendalam auditor.
9. Audit merupakan kegiatan berulang, artinya audit dilakukan secara berkala dengan interval waktu sesuai keperluan organisasi. Untuk audit eksternal / audit independen, misalnya audit oleh akuntan publik untuk perusahaan yang telah menjadi perusahaan publik, pertahun sekali atau audit ISO-9000 oleh lembaga sertifikasi setiap enam bulan. Untuk audit internal di samping secara berkala setiap saat bisa dilakukan bila dipandang perlu baik dengan pemberitahuan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya.
10. Audit menghasilkan laporan. Laporan audit dibuat berdasarkan temuan auditor untuk disampaikan kepada pihak-pihak berkepentingan. Unsur-unsur yang biasanya termuat dalam laporan audit adalah uraian temuan  audit, penjelasan mengenai unsur ketidaksesuainnya dibandingkan dengan acuannya, lokasi temuan, aktivitas yang berkaitan dengan temuan, klausul peraturan atau standar yang terkait dengan temuan, bukti-bukti objektif, skala kekritisan temuan dan akhirnya adalah rekomendasi auditor.

Sumber  : Buku Audit SDM

Pengertian, Tujuan Dan Manfaat Audit SDM

Apakah secara prinsip Audit SDM dapat dianggap sama dengan berbagai audit lainnya? Apakah sebenarnya tujuan dari audit SDM yang ingin dicapai dan apa manfaat yang dapat dikontribusikan melalui AUdit SDM? Jawaban atas pertanyaan ini akan dibahas dalam bagian ini.

Pengertian Audit SDM

Audit SDM adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, objektif dan terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen SDM (Smber Daya Manusia) dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.

Dalam definisi di atas terdapat beberapa kata kunci yang perlu dijelaskan secara lebih terperinci agar pengertian tentang audit SDM dapat lebih jelas dan mudah untuk dipahami sehingga implementasinya dapat dilakukan dengan tepat dan menghasilkan manfaat maksimal.

1. Audit SDM adalah kegiatan pemeriksaan dan penilaian artinya audit adalah sebuah proses mencari dan mengumpulkan data dan informasi faktual, signifikan dan relevan sampai pada tahap pengambilan keputusan yang didasarkan pada hasil verifikasi dan penilaian auditor.
2. Auditor memerlukan data. Data adalah fakta. Fakta adalah realita atau keadaan yang sebenarnya yang ada atau dapat dibuktikan benar-benar ada atau terjadi. Tidak semua fakta perlu kan oleh auditor. Auditor cukup mengumpulkan data dan fakta yang relevan dan signifikan untuk menyimpulkan suatu keadaan yang disoroti.
3. Data dan fakta yang relevan dan signifikan adalah data dan fakta yang masih ada hubungannya dengan permasalahan SDM atau kepentingan perusahaan secara keseluruhan dan dapat menjelaskan permasalah secara lebih terarah dan mendalam.
4. Audit SDM dilakukan secara sistematis artinya proses pemeriksaan dan penilaian dilakukan dengan pola logika dan menerapkan azas-azas manajemen. Audit SDM direncanakan, pelaksanaannya dikendalikan, dievaluasi dan hasilnya ditindaklanjuti.
5. Audit SDM dilakukan secara objektif, artinya auditor sedapat mungkin meminimalkan unsur subjektivitas dalam interaksi pemeriksaan tidak mencampur aduk fakta dengan opini. Auditor tidak terbawa arus emosi, misalnya takut, kasihan, benci, marah dsb. Auditor harus melihat dan menilai persoalan apa adanya tanpa rekayasa.
6. Kegiatan audit terdokumentasi. artinya semua yang dilakukan dalam proses audit secara keseluruhan mulai dari perencanaan audit, pelaksanaan, pelaporan dan tindak lanjut hasil audit oleh auditee harus dicatat dan catatan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.
7. Keluaran dari kegiatan audit SDM adalah informasi yang disimpulkan dari data dan fakta yang telah dikumpulkan dan diolah sehingga menjadi lebih informatif dan mengandung informasi penting untuk diberikan perhatian atau ditindak lanjuti oleh auditee dan / atau oleh manajemen.
8. Audit SDM dilakukan untuk mengetahui dipenuhi tidaknya azas kesesuaian artinya audit diarahkan untuk mengetahui tingkat ketaatan terhadap persyaratan-persyaratan yang wajib dipenuhi dalam pengelolaan SDM - misalnya ketaatan terhadap peraturan mengenai ketenaga kerjaan atau ketaatan terhadap persyaratan standar SA 8000.
9. Audit SDM dilakukan untuk memeriksa efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan SDM artinya audit diarahkan selain pada aspek ketaatan azas dan pencapaian tujuan juga diarahkan untuk menilai tingkat efisiensi dalam pengelolaan SDM.
10. Audit SDM dimaksudkan untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan. Artinya audit SDM mempunyai misi membantu pimpinan fungsi-fungsi organisasi maupun pucuk pimpinan perusahaan dengan memberikan masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh perusahaan.
11. Penilaian dan rekomendasi auditor diarahkan untuk membantu menyelesaikan permasalahan organisasi baik untuk masa sekarang maupun masa depan artinya auditor menelaah permasalahan organisasi pada perspektif SDM dalam tiga dimensi waktu menilai performa masa lalu, mengendalikan kegiatan masa kini dan mendukung pencapaian tujuan masa depan.

Tujuan Audit SDM

Audit SDM berfokus pada pencarian data dan informasi tentang permasalahan organisasi dari perspektif SDM. Masalah-masalah yang secara langsung atau tidak langsung dapat mengakibatkan kegagalan organisasi dapat diidentifikasi sedini mungkin melalui proses audit sehingga manajemen dapat segera memberikan perhatian dan tindakan koreksi dapat segera diambil. Bila informasi temuan audit ditindak lanjuti maka diharapkan dampaknya adalah perolehan nilai manfaat bagi organisasi.

Dengan kata lain tujuan audit SDM adalah mengendalikan kegiatan organisasi melalui fungsi pemeriksaan dan penilaian terhadap permasalahan organisasi (ketaatan, efektivitas dan efisiensi) yang disorot dari dimensi SDM agar sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan dapat dipastikan tercapai.

Siapa yang Melakukan Audit SDM ?

Pertama, audit SDM dapat dilakukan oleh auditor internal yang secara formal telah dibentuk dalam suatu perusahaan untuk melakukan audit SDM secara terencana pada seluruh fungsi organisasi baik pada fungsi SDM maupun pada fungsi-fungsi non-SDM.

Kedua, audit SDM dilakukan oleh Manager SDM atau spesialis SDM yang ditunjukan untuk melakukan audit di bagian SDM, dengan pendekatan self-assessment (penilaian sendiri).

Ketiga, audit SDM dilakukan oleh Manager SDM atau tenaga specialis SDM yang ditunjuk untuk melakukan audit di bagian SDM, dengan pendekatan self-assessment (penilaiansendiri).

Ketiga, audit SDM dilakukan oleh Manager SDM atau tenaga specialis SDM senior terhadap funsi-fungsi non-SDM.

Keempat, Audit SDM dapat dilakukan oleh tenaga ahli manajemen SDM dari luar perusahaan atas persetujuan pimpinan perusahaan.

Lingkup Audit SDM

Lingkup audit SDM sama luasnya dengan manajemen SDM itu sendiri. Artinya semua aspek manajemen SDM mulai dari strategi, kebijakan, filosofi, prinsip-prinsif, sampai funsi-fungsi spesifik manajemen SDM bisa menjadi target audit. Jelasnya lingkup audit SDM dapat meliputi seluruh fungsi manajemen SDM sebagaimana yang dijelaskan pada Bab ! tentang Tinjauan Manajemen Sumberdaya Manusia.

Manfaat Audit SDM

Informasi yang diperoleh melalui audit SDM dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan, misalnya untuk acuan dalam membuat kebijakan, melakukan perbaikan, sebagai dasar mengambil keputusan, untuk mengecek posisi kinerja, mengkomunikasi permasalahan kepada pihak-pihak terkait, untuk menentukan prioritas dalam menaggulangi permasalahan dan untuk memacu prestasi anggota organisasi.

Audit SDM dapat menyadarkan para pelaku organisasi, Top Management, para pimpinan unit-unit pengelola SDM, pimpinan unit-unit kerja non-SDM serta para spesialis pengelolaan SDM agar tidak terlena dan terjebak dalam rutinitas dan trivialitas pelaksanaan manajemen SDM sehingga melupakan pemikiran dan tindakan strategis untuk menamankan kepentingan organisasi di masa depan.

Siapa yang memanfaatkan hasil audit SDM? Terutama adalah para pimpinan perusahaan untuk menilai sejauh mana efektivitas dan kesesuaian dalam pelaksanaan kebijakan yang telah dikeluarkan. Umpan balik yang disampaikan oleh auditor dalam bentuk temuan audit dan rekomendasi tindak lanjut merupakan masukan berharga bagi pimpinan perusahaan untuk dijadikan pertimbangan dalam membuat kebijakan maupun memilih strategi pengembangan organisasi di masa depan. Sementara bagi pimpinan unit-unit operasional laporan temuan audit SDM menjadi masukan penting untuk melakukan tindakan koreksi sebagai upaya untuk menyempurnakan fungsi-fungsi pengelolaan SDM secara berkesinambungan yang menjadi tanggung jawabnya.

Berikut adalah contoh-contoh informasi hasil audit SDM dengan kandungan manfaat yang biasa disampaikan oleh auditor.

• Informasi mengenai ketidaktaatan atau penyimpangan terhadap azas regulasi pengelolaan SDM.
• Informasi mengenai adanya potensi masalah yang bisa terealisasi menjadi masalah bila gejala-gejala yang telah diidentifikasi tidak ditindaklanjuti.
• Informasi adanya pelanggaran hak azasi manusia dalam pemanfaatan sumberdaya manusia.
• Informasi mengenai kelemahan dan ketidakcukupan atau ketidak lengkapan dalam fungsi-fungsi manajemen SDM.
• Informasi mengenai adanya penyimpangan-penyimpangan dari kebijakan perusahaan mengenai pengelolaan SDM.
• Informasi mengenai adanya ketidak efisienan dalam pengelolaan SDM.
• Informasi adanya kebijakan SDM yang tidak tepat untuk menghadapi iklim tenaga kerjaan aktual maupun untuk menghadapi tantangan bisnis di masa depan.
• Informasi mengenai penilaian auditor berkenaan dengan strategi pengelolaan SDM yang tidak selaras dengan visi, misi dan tujuan organisasi jangka panjang.
• Informasi mengenai adanya prinsip-prinsip dan falsafah pengelolaan SDM yang sudah usang tidak relevan lagi dengan tuntutan jaman dan kebutuhan organisasi.

Manfaat bagi Pucuk Pimpinan

Hasil audit SDM dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau mengambil / merubah kebijakan tentang SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang. Informasi dan rekomendasi auditor yang disampaikan kepada auditee dengan tembusan kepada top management memberikan kesempatan kepada pimpinan organisasi di tingkat atas untuk meninjau kembali berbagai kebijakan perusahaan yang berlaku dan memprakarsai perubahan sesuai dengan tuntutan perkembangan kegiatan organisasi. Misalnya perubahan strategi perencanaan tenaga kerja, perubahan mekanisme rekrutmen, penilaian karya, pelatihan, sistem pengajian, dsb. Peran auditor dalam konteks ini dapat juga diposisikan sebagai perpanjangan mata dan telinga pucuk pimpinan untuk memastikan semua kebijakan yang berlaku dan masih relevan dipastikan dilaksanakan secara efektif.

Sumber  : Buku Audit SDM

Sistem Audit SDM

Apakah audit SDM memerlukan pendekatan sistem? Jawaban nya sangat perlu. Audit harus dilakukan secara sistematis, karena Audit SDM adalah kegiatan yang sangat penting dan sensitif. Penting artinya kegiatan audit berpotensi menciptakan nilai manfaat yang luar biasa besarnya bagi organisasi. Sensitif artinya kegiatan itu mudah menimbulkan salah pengertian pada auditee, terutama bila program audit SDM belum menjadi kegiatan yang lazim dilakukan di dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Karena kegiatan audit bersifat interaktif dan bahkan sampai batas tertentu dapat dikatakan interventif karena auditor menyoroti berbagai kegiatan yang berada dalam wilayah tugas, tanggung jawab dan kewarganegaraan pihak lain (pimpinan unit-unit operasi). Berdasarkan informasi signifikan yang diperoleh, auditor akan mengungkapkan persoalan khususnya persoalan dalam perspektif SDM secara terperinci yang sebelumnya mungkin tidak pernah dipermasalahkan. Dalam proses interaksi itulah keterlibatan unsur emosi dan psikologis kedua belah pihak tidak dapat dihindarkan dan dari situ kadangkala timbul friksi- yang bila tidak ditangani dengan baik- dapat menciptakan masalah baru.

Karena itu agar audit dapat berjalan efektif dan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, maka sebelum audit SDM dilaksanakan, perlu dipikirkan berbagai aspek kritis yang dapat membuat keberhasilan atau mencegah suatu proses audit dari kegagalan.

Sistem Audit SDM

Apa saja yang perlu dipikirkan saat merancang sebuah audit SDM harus berlandaskan pada kebijakan top management sebagai landasan formal atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan dalam sebuah organisasi. Kemudian dari kebijakan itu dijabarkan secara lebih terperinci dalam prosedur audit sebagai acuan operasional bagi semua pihak yang terkait auditor, auditee dan manajemen.

Dalam pembahasan berikut akan dijelaskan secara lebih terperinci mengenai kebijakan audit SDM dan program audit SDM dan prosedur operasional audit SDM beserta contoh-contoh.

Kebijakan Top Management

Kebijakan Top management adalah pernyataan formal pucuk pimpinan perusahaan yang esensinya adalah memberikan pengarahan umum dan ringkas tentang hal-hal penting berkenaan dengan audit SDM atau penekanan tentang perlunya audit SDM dan meminta semua pihak terkait dan terutama para pimpinan unit-unit operasional untuk memberikan dukungan kepada auditor dalam audit SDM.

Mengapa audit SDM perlu didukung kebijakan formal dari top management? Karena audit bukanlah pekerjaan yang mudah. Audit SDM adalah pekerjaan yang penting, penuh dengan tantangan dan sangat sensitif. Dari berbagai cerita tentang pengalaman banyak auditor internal, terungkap berbagai cerita yang intinya adalah bahwa dalam menjalankan tugasnya seringkali auditor dipandang sebelah mata oleh auditee terutama terhadap auditor pemula yang belum memiliki pengalaman audit yang cukup. Tidak jarang, bahkan , kehadiran seorang auditor tidak diinginkan bahkan dianggap sebagai "musuh" .  Auditor  dianggap hanya akan menimbulkan keresahan atau mengganggu kegiatan operasional. Itulah alasan utama mengapa auditor perlu diberikan dukungan baik secara moril maupunperangkat formal organisasi, agar auditor tidak ragu-ragu dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.

Dengan adanya kebijakan yang jelas diharapkan sikap auditee akan menjadi lebih kooperatif dan sportif sehingga auditor akan menjadi lebih percaya diri dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Seperti apakah bentuk kebijakan top management tentang audit SDM? Kebijakan audit SDM dapat dituangkan dalam berbagai cara misalnya dalam bentuk surat keputusan direksi atau dimasukan dalam manual sistem manajemen perusahaan atau cukup dengan surat pemberitahuan kepada seluruh pimpinan unit-unit operasi tentang adanya audit SDM. Khusus untuk Badan Usaha Milik Negara, keberadaan unit audit internal didasarkan oleh surat peraturan dari pemerintah No. 3 tahun 1983.

Dalam prakteknya audit SDM dapat dicakup dalam audit internal perusahaan yang sudah berjalan, baik dalam rangka implementasi sistem manajemen mutu standar ISO-9001atau dalam rangka pelaksanaan audit internal manajemen yang unit dan fungsinya telah ada di perusahaan. Bila audit SDM dibuat secara terpisah dikarenakan kekhususannya, maka perusahaan perlu menentukan kebijakan dan perangkat operasionalnya secara jelas.

Sumber  :Buku Audit SDM

Perencanaan Audit SDM

Perencanaan audit SDM merupakan tahapan kegiatan audit yang sangat penting. Berhasil tidaknya audit SDM sangat ditentukan oleh seberapa baik perencanaan dan persiapan auditor sebelum pelaksanaan audit. Perencanaan yang baik akan membantu auditor untuk mengendalikan proses audit sehingga bisa berjalan lancar, efisien dan efektif.

Apa saja yang perlu dipersiapkan oleh seorang auditor sebelum melaksanakan tugasnya? Secara praktis pedoman dalam perencanaan suatu audit adalah dengan selalu mengikat kata tanya berikut : apa-siapa-mengapa-kapan-dimana-bagaimana. bertanyalah pada diri sendiri. Apa tujuan audit yang ingin dicapai dan apa saja objek-objek audit yang penting dan relevan yang perlu dicakup dalam program audit? Siapa auditee yang perlu diaudit atau dimintakan keterangan? Mengapa perlu memberikan penekanan pada objek audit tertentu? Objek audit mana saja yang perlu mendapat penekanan? Kapan proses audit dianggap sudah cukup? Dimana kegiatan pengelolaan SDM yang dapat memberikan informasi signifikan? Dimana kegiatan pengelolaan SDM yang dapat memberikan informasi signifikan? Bagaimana pendekatan audit yang tepat untuk setiap auditee yang berbeda karakteristik ?

Secara lebih spesifik perencanaan kerja seorang auditor sebelum melaksanakan audit minimal mencakup aspek-aspek sbb:

• Tujuan audit SDM
• Lingkup audit SDM
• Objek audit
• Alokasi waktu
• Metode audit
• Persiapan diri
• Format laporan

Tujuan Audit SDM

Audit is a goal oriented process. Audit adalah kegiatan yang berorientasi pada tujuan. Tujuannya adalah mencari nilai manfaat. Seorang auditor perlu memahami dan mengingat kebijakan dan tujuan audit sebelum dan selama proses audit, sehingga audit tidak menyimpang dari tujuan. Audit SDM sendiri bukanlah tujuan melainkan suatu instrumen untuk membantu mencapai tujuan. Tujuan audit SDM adalah membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi organisasi dalam perspektif SDM untuk memastikan tercapainya tujuan organisasi secara fungsional maupun secara keseluruhan, baik untuk saat ini maupun di masa depan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa audit SDM adalah suatu instrumen yang digunakan untuk membantu para pimpinan organisasi merealisasikan tugas dan tanggung jawabnya secara lebih baik melalui peran serta auditor sebagai mitra kerja dengan memberikan hasil penilaian dan rekomendasi atau advis perbaikan dalam perspektif sumberdaya manusia yang merupakan salah satu pilar pokok dalam sebuah organisasi.

Siapa yang perlu memahami tujuan audit SDM? Bukan saja auditor dan top management, auditee juga perlu memahaminya, sehingga diharapkan audit mendapat dukungan dari semua pihak dan dapat dihindari timbulnya ekses-ekses yang tidak dikehendaki misalnya adanya kesan auditor mencari-cari kesalahan atau terjadinya salah pengertian antara auditor dan auditee yang dapat berekalasi menjadi konflik dan menimbulkan persoalan baru, atau bahkan kerja auditor kurang memperoleh dukungan dari manajemen.

Lingkup Audit SDM

Lingkup audit adalah pembatasan objek-objek perhatian yang direncanakan akan diaudit dalam satu siklus audit. Mengapa seorang auditor perlu membatasi lingkup audit? Karena audit SDM sangat luas, bisa mencakup seluruh dimensi manajemen SDM. Bila auditor tidak membatasi perhatiannya, maka akan membuat proses audit menjadi tidak fokus dan kemungkinan observasi yang dilakukan auditor menjadi dangkal atau tidak tuntas dan hasilnyapun menjadi tidak berbobot. Disamping itu pembatasan lingkup audit didasari pertimbangan bahwa waktu dan kapasitas lingkup audit didasari pertimbangan bahwa waktu dan kapasitas yang dimiliki auditor dalam satu siklus audit sangat terbatas.

Bagaimana auditor menentukan lingkup audit? Pertama lingkup audit ditentukan berdasarkan prinsip prioritas. Suatu objek dipilih misalnya karena tengah menjadi issue sentral atau karena adanya permintaan khusus dari manajemen karena alasan tertentu atau karena telah di tentukan sebelumnya dalam program audit. Semakin banyak waktu dialokasikan untuk program audit SDM, semakin leluasa auditor memasukan lingkup audit dalam satu siklus audit.

Dengan lingkup audit yang berbatas maka memungkinkan auditor untuk membuat persiapannya lebih baik dan lebih fokus. Karena auditor cukup berkonsentrasi pada objek-objek yang tercakup dalam lingkup audit yang telah ditetapkan. SEbagai contoh, auditor telah menetapkan 4 fungsi manajemen SDM dalam lingkup audit : masalah lembur, rekruitmen, sistem penggajian dan penilaian karya. Maka konsentrasi persiapan auditor seharusnya lebih diarahkan pada objek-objek audit yang relevan dengan lingkup audit yang telah dipilih. Bila lingkup tidak ditetapkan sebelumnya dalam program audit berkala, maka auditor dapat menetapkan lingkup audit pada saat membuat persiapan audit.

Sumber  : Buku Audit SDM

Penekanan Audit SDM

Audit SDM tidak harus selalu ditekankan untuk mencari pelanggaran atau ketidak sesuaian. Secara konsep audit dapat dibedakan dalam tiga tingkatan yaitu  : 

Audit ketaatan azas (compliance audit).

Audit kesehatan azas (checking health audit).

Audit inovasi (innovation audit)

Audit Ketaatan Azas

Audit ketaatan azas ditekankan untuk memeriksa apakah terjadi penyimpangan dari azas-azas yang berlaku, misalnya mendeteksi apakah terjadi penyimpangan dari kebijakan, prinsip, prosedur, perencanaan kerja, anggaran, peraturan perundang-undangan dan sebagainya. Bila penyimpangan dianggap signifikan maka hal tersebut didiskusikan dengan auditee dan bila terbukti terjadi penyimpangan dapat diangkat sebagai temuan. Untuk mengetahui ada tidaknya penyimpangan Auditor biasanya membandingkan antara kondisi aktual dengan kriteria atau ketentuan yang telah ditetapkan.

Audit Kesehatan Azas

Selain untuk mendeteksi penyimpangan, auditor perlu juga dapat menilai apakah azas yang dijadikan acuan telah cukup baik dan sesuai dengan tujuan dan rancangan pengembangan organisasi masa depan. Audit kesehatan azas akan lebih banyak menilai ketepatan dan relevansi azas-azas yang berlaku. Termasuk dalam pengertian azas adalah strategi, kebijakan, prosedur, metode standar-standar kriteria atau prinsip-prinsip bahkan filosopi manajemen SDMyang dianut. Auditor dapat memberikan penilaian dengan memberikan argumentasi alasan-alasan mengapa suatu azas dianggap tidak relevan lagi dengan tuntutan jaman dan kebutuhan perusahaan. Auditor dapat membandingkan azas-azas yang sama pada organisasi lain yang lebih baik misalnya tentang efisiensi tenaga kerja.

Audit Inovasi

Audit inovasi adalah audit untuk mencari terobosan dan tantangan baru. Auditor memanfaatkan pengetahuan dan kemampuan yang dimilikinya untuk menggali potensi nilai dari perspektif SDM, memotivasi auditee untuk memacu prestasi dengan melakukan berbagai perubahan atau inovasi.

Sumber  : Buku Audit SDM

Daftar Periksa Manajemen SDM

Untuk membantu auditor melaksanakan audit SDM secara lengkap, maka metode daftar periksa dapat digunakan sebagai perangkap alternatif. Daftar periksa sendiri tidak bisa menuntaskan suatu proses audit karena daftar periksa sifatnya hanyalah merupakan alat bantu auditor untuk mengumpulkan informasi awal mengenai berbagai aspek manajemen sumberdaya manusia yang ingin diketahui. Dari informasi awal yang terkumpul melalui penggunaan daftar periksa, auditor dapat mengarahkan perhatiannya secara lebih mendalam pada aspek-aspek manajemen SDM yang dipandang signifikan yang terindikasi dalam daftar periksa.

Jadi daftar periksa dalam proses audit SDM memiliki fungsi  pelengkap cukup penting dan karenanya pembuatan daftar periksa perlu dirancang dengan cermat agar penggunaannya dapat memberi manfaat maksimal.

Tujuan Pembuatan Daftar Periksa

Sasaran informasi yang ingin diketahui haruslah jelas. Informasi apa yang ingin diketahui? Apakah informasi yang ingin diketahui itu dapat digali dengan penggunaan daftar periksa? Bila sasaran informasi sudah jelas, maka pertanyaan dalam daftar periksa dapat diarahkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan.

Bentuk Daftar Periksa

Daftar periksa biasanya dibuat dalam bentuk tebal. Bentuk daftar periksa diusahakan sederhana mungkin sehingga memudahkan auditee untuk mengisinya di samping juga memudahkan auditor untuk memprosesnya. Pertanyaan dalam daftar periksa agar menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas serta tidak menimbulkan dua atau lebih penafsiran.

Isi Daftar Periksa

Sesuai dengan sasaran informasi yang ingin diketahui pertanyaan-pertanyaan dalam daftar periksa haruslah dapat memberikan informasi yang diperlukan oleh auditor untuk bahan pengkajian lebih jauh.

Penggunaan Daftar Periksa

Daftar periksa dibuat hanya sebagai pelengkap. Daftar periksa itu sendiri bila hanya berdiri sendiri tidak bisa mengungkap informasi secara lengkap dan tuntas. Karenanya penggunaan daftar periksa perlu diikuti komunikasi dan interaksi dengan auditee untuk klarifikasi maupun pengkajian secara mendalam sampai dapat ditarik sebuah kesimpulan atau kepastian. Daftar periksa dapat diberikan lebih dahulu kepada auditee untuk diisi, atau menjadi pegangan auditor dalam interaksi dengan auditee.

Jenis Daftar Periksa

Auditor dapat merancang sebuah daftar periksa yang sangat spesifik artinya hanya tertuju pada satu topik masalah secara khusus, misalnya daftar periksa fungsi rekruitmen, maka pertanyaan-pertanyaan yang diajukan hanya berkisar pada masalah rekrutmen. Namun auditor boleh saja membuat daftar periksa yang bersifat umum misalnya daftar periksa untuk mengetahui kondisi secara umum tentang efektivitas manajemen SDM dalam suatu organisasi.

Contoh Daftar Periksa 

Berikut diberikan 6 model daftar periksa audit SDM. Pertanyaan yang tertuang dalam setiap daftar periksa bukanlah standar, melainkan hanya sebagai contoh isi daftar periksa dapat dirubah disesuaikan dengan keperluan auditor..

1)   Daftar Periksa Manajemen SDM Secara Umum

2)   Daftar Periksa Standar SA 8000

3)   Daftar Periksa Fungsi Rekrutmen

4)   Daftar Periksa Fungsi Pelatihan

5)   Daftar Periksa Program Penilaian Karya

6)   Daftar Periksa Sistem Pengupahan 

Sumber  : Buku Audit SDM

Pelaksanaan Audit SDM

Apa yang dilakukan oleh seorang auditor pada saat melaksanakan audit SDM? Seorang auditor memiliki kebebasan yang cukup luas bila tidak ingin dikatakan sangat luas untuk mendapatkan akses informasi dengan melakukan interaksi dalam berbagai bentuk kegiatan dengan beragam tehnik dan pendekatan. Penjelasan berikut ini adalah contoh-contoh kegiatan yang bisa dan biasa dilakukan oleh auditor untuk memperoleh data dan informasi.

Mengamati Kegiatan

Auditor dapat memulai tugasnya dengan mengamati atau melakukan observasi secara langsung atas aktivitas-aktivitas organisasi dalam perspektif manajemen SDM. Melalui pengamatan ini auditor dapat mengumpulkan data / informasi dan mendeteksi apakah terdapat gejala-gejala adanya penyimpangan atau kesenjangan-kesenjangan yang bersifat kritis atau signifikan sehingga memerlukan perhatian lebih mendalam. Sebagai contoh, auditor dapat mengamati suatu proses kerja untuk menilai kompentensi karyawan yang tengah melaksanakan pekerjaan tersebut, atau mengamati kesibukan karyawan untuk menilai tingkat efisiensi jumlah tenaga kerja dibandingkan dengan volume pekerjaan yang harus diselesaikan

Informasi signifikan seringkali dapat diperoleh dari pemeriksaan secara langsung atas berbagai fasilitas pengelolaan SDM, misalnya mengamati kondisi tempat penyimpanan dokumen-dokumen SDM yang penting dan rahasia. Bagaimana penanganan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan informasi gaji atau data-data tenaga kerja yang ada dalam perangkat lunak. Apakah kondisinya aman, terhindar dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak

Meminta Penjelasan atau Menanyakan

Auditor dapat menggali informasi dengan cara meminta penjelasan dari auditee mengenai objek-objek audit yang telah direncanakan dalam lingkup audit. Pendekatan audit dengan meminta penjelasan adalah pendekatan audit yang paling mudah dilakukan. Auditor bebas meminta penjelasan objek apapun yang dipandang relevan dan signifikan untuk menggali informasi. Untuk mendapatkan informasi yang banyak maka teknik bertanya auditor sebaiknya menggunakan pertanyaan terbuka misalnya bagaimana, mengapa, atau dengan kata “tolong jelaskan” Bila auditor telah memiliki informasi yang telah diperoleh dari perusahaan lain misalnya auditor dapat meminta pendapat auditee mengenai kinerja perusahaan lain dibandingkan dengan kinerja departemennya. Misalnya auditor meminta penjelasan mengenai tingginya angka turn-over. Pada saat auditee memberikan penjelasan, auditor mencatat hal-hal relevan dan signifikan untuk ditanyakan lebih jauh sampai data dan informasi dirasa cukup untuk membuat suatu kesimpulan. Contoh lainnya, auditor meminta penjelasan mengenai proyeksi kebutuhan tenaga kerja untuk tiga tahun kedepan. Apakah perencanaan tenaga kerja telah sejalan dengan strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh direksi.

Meminta Peragaan

Dalam kasus tertentu auditor dapat meminta auditee memperagakan suatu kegiatan yang sedang diamati. Misalnya auditor meminta seseorang karyawan untuk memberikan contoh cara perhitungan lembur atau penghitungan pajak penghasilan karyawan PPh 21. Contoh lain, auditor meminta auditee mencarikan dokumen seorang karyawan yang tersimpan pada pusat kearsipan di bagian personalia. Melalui peragaan, auditor bisa menilai apakah ada indikasi permasalahan yang perlu mendapat perhatian lebih jauh. Contoh permintaan peragaan : “Tolong tunjukan bagaimana saudara menghitung pajak penghasilan tenaga kerja asing”.

Menelaah Dokumen

Bila perusahaan telah memiliki manual manajemen SDM yang memuat penjelasan mengenai mekanisme kegiatan manajemen SDM, termasuk program-program pengembangan SDM secara lengkap dan terekomendasi. Auditor dapat meminjam dokumen-dokumen tersebut untuk dipelajari atau ditelaah apakah terdapat azas-azas yang tidak dipatuhi atau sudah using, tidak relevan lagi dengan perkembangan keadaan atau kebutuhan organisasi. Melalui proses penelaahan dokumen auditor mencatat berbagai informasi signifikan untuk ditanyakan lebih jauh kepada auditee.

Auditor membandingkan kinerja actual dengan kriteria yang tercantum dalam dokumen system manajemen SDM perusahaan. Misalnya membandingkan antara kriteria dan prosedur rekrutmen dengan kebutuhan organisasi secara actual. Apakah masih sejalan? Bila ditemukan adanya indikasi permasalahan yang cukup signifikan untuk diberikan perhatian, auditor dapat memanggil auditee untuk mendiskusikan dan mendapatkan penjelasan lebih jauh mengenai masalah tersebut sampai bisa disimpulkan.

Memeriksa dengan Daftar Periksa

Auditor menyiapkan daftar periksa yang mencakup objek-objek audit atau permasalahan yang ingin diketahui. Dengan menggunakan daftar periksa auditor akan terbantu untuk mengingat aspek-aspek yang perlu ditanyakan kepada auditee selama proses audit. Daftar periksa boleh dibuat untuk satu topic SDM spesifik misalnya daftar pertanyaan untuk rekrutmen atau kumpulan dari berbagai fungsi manajemen SDM, misalnya, pelatihan, rekrutmen, penilaian karya, dan sebagainya dalam satu daftar periksa.

Mencari Bukti-bukti

Dalam proses audit, orientasi auditor adalah mencari informasi dan bukti-bukti objektif. Bukti objektif dapat berupa catatan, dokumen, atau kondisi factual yang dapat dianalisa dan dibuktikan kebenarannya. Misalnya auditor telah sampai pada titik terang bahwa telah terjadi praktek lembur fiktif yang telah berlangsung cukup lama dan merugikan perusahaan secara moral maupun material, maka auditor perlu mencari bukti-bukti yang dapat mendukung hasil observasinya atau untuk menguji kebenaran. Untuk itu auditor perlu mencatat misalnya, nama-nama karyawan yang diduga melakukan lembur fiktif, mengumpulkan dokumen-dokumen yang terkait dengan pencatatan lembur, misalnya mencatat kartu absensi karyawan yang bersangkutan, mengumpulkan formulir perintah lembur yang ditanda-tangani oleh atasan, dokumen pencatatan jumlah jam lembur dan perhitungan lembur, bahkan bila perlu meminta copy payroll dari bagian keuangan. Semua dokumen itu dapat dikategorikan sebagai bukti-bukti objektif. Temuan auditor harus selalu disertai bukti-bukti objektif untuk menghindari pertanyaan atau perdebatan dengan auditee yang tidak perlu, saat mendiskusikan temuan

Memeriksa Silang

Auditor dapat mengumpulkan data dan informasi dari bagian-bagian lain sebagai bahan untuk menilai fakta-fakta yang ada pada suatu fungsi yang tengah diaudit. Misalnya untuk mengecek keabsahan penambahan tenaga kerja yang telah dilaksanakan oleh unit SDM, maka auditor dapat meminta informasi dari unit pengguna tenaga kerja tersebut. Apakah proses penambahan tenaga kerja telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan ketentuan procedural yang berlaku.

Mewawancarai Auditee

Auditor dapat mewawancarai beberapa personil pada unit yang sedang diperiksa untuk meminta penjelasan, menanyakan, mengklarifikasi permasalahan untuk memperoleh data informasi. Karyawan yang dipilih untuk mewawancarai diundang ke ruangan yang telah disediakan. Auditor mengarahkan pertanyaan untuk mendapat informasi mengenai hal-hal yang tengah disoroti, misalnya mencari sumber penyebab komplik kronis yang terjadi dalam suatu bagian sehingga berakibat terhambatnya proses kerja dan kualitas hasil kerja dari unit kerja dimana karyawan tersebut terlibat di dalamnya. Contoh lainnya misalnya auditor menanyakan masalah proses rekrutmen yang dilalui oleh seorang karyawan apakah ada penyimpangan dari ketentuan yang berlaku. Untuk audit SA 8000, auditor bahkan dapat menanyakan hal-hal berkaitan dengan aspek-aspek pelanggaran hak azasi manusia.

Metode wawancara dapat dengan menggunakan model terpimpin, bisa juga model bebas. Wawancara terpimpin auditor mengarahkan Tanya jawab sesuai perencanaan yang telah dibuat. Dalam wawancara bebas, auditor tidak secara ketat mengendalikan jalannya wawancara, pertanyaanya bisa dibuat bebas oleh auditor sesuai kebutuhan dan perkembangan dalam wawancara.

Melakukan Survei dengan Angket

Audit dengan perangkat angket survey dapat dilakukan untuk pengecekan hal-hal tertentu, misalnya mengenai tingkat kepuasan kerja, efektivitas komunikasi, masalah kepemimpinan dan sebagainya. Audit SDM dengan cara survey melalui angket seperti ini tidak langsung menghasilkan informasi. Data yang masuk perlu diolah dan hasilnya dianalisa. Dari hasil analisa akan bisa diketahui apakah ada indikasi awal mengenai aspek-aspek yang ingin diketahui, misalnya rendahnya tingkat kepuasan kerja, potensi terjadinya pemogokan, atau bentuk-bentuk pencetusan ketidakpuasan lainnya yang berdampak negative terhadap produktivitas atau efisiensi. Dari indikasi awal yang diperoleh melalui angket dapat dikaji lebih lanjut sampai dapat ditarik sebuah kesimpulan atau kepastian.

Melengkapi Informasi dari Sumber Luar 

Untuk maksud tertentu, misalnya memperoleh informasi tentang penyebab-penyebab tingginya angka karyawan yang keluar, auditor dapat mengumpulkan data primer secara internal dari karyawan dengan pendekatan-pendekatan tertentu. Atau auditor mengupayakan memperoleh data primer secara eksternal dari mantan karyawan.

Menilai Data dan Fakta (Menganalisa)

Akhirnya auditor melakukan penilaian atas data dan informasi yang telah dikumpulkan samapi dapat ditarik suatu kesimpulan. Misalnya auditor ditugaskan untuk memeriksa program alih teknologi yang dirancang dalam rangka mempersiapkan tenaga-tenaga local untuk menggantikan tenaga asing dalam mengoperasikan sebuah pabrik berteknologi tinggi. Program tersebut sesuai kebijakan top management ditargetkan harus mencapai dalam kurun waktu tiga tahun terhitung sejak tahun 2001. Tanggung jawab proyek ini dibebankan kepada divisi SDM.

Ketika menyoroti masalah ini, auditor dapat mengakses berbagai catatan atau bukti tentang kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mengumpulkan data dan informasi sebagai dasar menilai kemajuan program auditor. Auditor dapat meminta pendapat beberapa pimpinan unit untuk melengkapi data-data yang diperlukan untuk menilai secara tepat, apakah ada indikasi kesenjangan yang mencolok, sehingga kemungkinan program alih teknologi akan gagal. Bila ternyata ada tanda-tanda kegagalan yang cukup jelas dan signifikan, auditor dapat mempermasalahkan lebih jauh untuk mencari fakta / data sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan yang lebih pasti.

Menyimpulkan

Berdasarkan data yang telah dikumpulkan dari berbagai kegiatan selama proses audit, diolah menjadi informasi dan akhirnya auditor harus menyimpulkan. Kesimpulan auditor dapat bersifat positif, artinya tidak ada permasalahan yang perlu ditindaklanjuti, dan dapat berupa kesimpulan signifikan yang merupakan temuan audit yang mengandung nilai substansial untuk ditindaklanjuti. Dalam Pelaksanaanya aktivitas-aktivitas yang disebutkan di atas tidak mesti dilakukan secara terpisah-pisah melainkan dapat dikombinasikan dalam satu kesempatan audit.

Sumber  : Buku Audit SDM, Willy Susilo